Tidig dialog i offentliga upphandlingar

Gørill Horrigmoe projektledare för Nationella programmet för innovativa upphandlingar i Norge.

Gørill Horrigmoe projektledare för Nationella programmet för innovativa upphandlingar i Norge.

Den 7 april var det dags för representanter från Dalarna och Gävleborgs län att sätta sig in i vad Tidig dialog innebär. Gørill Horrigmoe projektledare för Nationella programmet för innovativa upphandlingar, har genomdrivit och förankrat Tidig dialog på flera statliga verk och kommunala verksamheter på norska Østlandet. Hon har arbetat i programmet sedan 2011 och lett utvecklingen av smartare inköp. Upphandlingsdialog Dalarna bjöd in till en heldag där Gørill Horrigmoe berättade om Tidig dialog i offentliga upphandlingar. 

 

Tidig dialog ger innovativa lösningar
Genom att uppmana alla inköpare att bjuda in leverantörerna, att inte fråga efter en lösning, utan beskriva behovet, så skapas flera möjligheter än vid en vanlig upphandling.

– Genom att låta leverantörerna komma på ett möte där du förklarar dina behov, så kan du få lösningar som du inte själv visste fanns. Företagen kan även få kontakt med varandra och komplettera varandra, så att innovativa lösningar skapas.

Vad är det som ska inhandlas?
Först behöver du ta reda på vilket behov som finns, vilket problem som ska lösas, vad upphandlingen ska leda till. Du behöver även förankra detta internt, så att din egen organisation är med i processen. Efter det skapar du ett tillfälle för dialog med marknaden.

– Men tala inte om hur du tror att behovet ska lösas. De krav du ställer i din upphandling kan ta död på innovativa lösningar och utesluta leverantörer. Vi ska köpa framtidens lösningar, inte gårdagens, sa Gørill Horrigmoe.

Bjud in till tidig dialog
Bjud in alla leverantörer innan du går ut med din upphandling. Små som stora. Detta kan göras via kungörelser på webbplatsen eller via inbjudningar. Förklara vilka behov som ska tillgodoses, utan att lägga in några speciella krav.  Beskriv vad som ska lösas och vad ni vill uppnå.

Som exempel, en parkanläggning ska upphandlas. Istället för att beskriva hur parken ska se ut och vad den ska innehålla så tala om vad ni behöver: ”En trevlig park som ska användas av befolkningen.  Målet är att det ska vara en välskött, slitstark park som kan användas för fritid t ex sola, bollspel och jogging.”

På det viset har fler möjlighet att komma med inspel och vara med. Det föds fler idéer och företagen kanske till och med kan kopplas ihop och samverka. Lösningen kanske inte ens finns just då, men går att lösa.

Efter det mötet bjuder man in alla intresserade företag, ett och ett, till en halvtimmes träff, där de får ställa frågor och berätta om sina tjänster.  Företagen kanske inte vill tala om exakt vad de har för lösningar inför sina konkurrenter. Ta inte alla möten på samma dag, sprid gärna ut dem under en vecka och glöm inte att ha med en intern arbetsgrupp.

Dags för upphandling
Nu kan du utforma ditt förfrågningsunderlag. Beskriv behovet konkret och vad som är målet med upphandlingen. Om det finns regler eller lagar som spelar in, upplys även om dem.  Under resans gång kan det komma in frågor, publicera dem med svaren på webbplatsen så alla kan ta del av dem.

Den här metoden tar längre tid i sitt förarbete, men när det är dags att upphandla så går det fortare, eftersom alla vet vad som ska köpas.

Följ upp och utvärdera
Uppnådde ni det ni var ute efter? Samla den arbetsgrupp som varit med under resan och prata igenom processen. Vad var bra, vad var dåligt? Blev det lönsamt? Men viktigast av allt, blev behovet tillgodosett?

Summering
–Smartare inköp kräver förändring. Inte bara för den som ska upphandla, utan även för leverantörerna.  Med Tidig dialog skapas innovativa lösningar och näringslivet utvecklas. Det öppnar även upp för att flera mindre företag ska kunna vara med och dela på pengarna, avslutade Gørill Horrigmoe.

/Irené Svedjelöv

Lämna en kommentar