Alla anbudsgivare är inte bovar och alla upphandlare är inte idioter. Varför känns det som om parterna har ett stort misstroende till varandra och på var sitt håll försöker man hitta smarta grejer för att skydda sig. Beställaren gör många avsteg från standarder som till exempel AB och ABT och lägger in flera typer av viten. Anbudsgivaren å sin sida håller kanske inne med information där man sett att beställaren gjort fel i sina handlingar och presenterar det först när man har ett påskrivet kontrakt.
Det vore ju så mycket enklare, trevligare och definitivt mer ekonomiskt om parterna utgick från att beställarna är kloka personer som gör sitt bästa i en komplicerad lagstyrd process och att anbudsgivaren inte lämnar anbud för att jävlas utan för att få en affär.
Min erfarenhet, efter att ha jobbat många år som upphandlare men också som anbudslämnare och nu på Byggföretagen, är att det blivit ett tuffare klimat med en härskare ton. Det finns en rädsla att göra fel från båda håll. Gör anbudsgivaren fel finns risk att förkastas och gör beställaren fel kan upphandlingen överprövas. Jag tycker det är dags för parterna att bli lite ödmjuka och ta hjälp av varandra.
Enligt mig är beställarnas hemläxa att ta fram tydliga och genomarbetade upphandlingsdokument. Med det menas att inte bara ha rätt formuleringar kring formalia utan också korrekta tekniska handlingar, prislistor, anbudsformulär etcetera. Att sedan ha rimliga tider för både anbudsinlämning och sedermera själva jobbet är också en viktig parameter. Det uppskattas av seriösa aktörer och ger jämförbara anbud. Det minskar också risken för att uppdraget fördyras och försenas med allt negativt vad det innebär.
Anbudsgivarnas givna hemläxa är att, i god tid, läsa alla handlingarna och flagga upp eventuella oklarheter/felaktigheter/otydligheter tidigt till beställaren. Finns det till exempel en artikel angiven som utgått så ska detta fram så att det inte blir så att någon anbudsgivare sätter 0 kronor, en annan sätter ett pris för likvärdig och någon utelämnar raden helt.
Att i frågor och svar också bistå beställaren med lösningsförslag, är också ett bra sätt att hjälpa till. Långsiktigt måste anbudsgivarna också bli bättre på att tacka ja när beställaren bjuder upp till dans. Det kan ske genom seminarium, RFI eller andra sätt där beställaren söker kontakt.
Dialog, ett ibland uttjatat ord i upphandlingssammanhang, bidrar till bättre upphandlingar. Det bidrar också till att parterna faktiskt får namn och ansikten på varandra, och i och med det är min uppfattning att också förståelsen för varandras arbete stärks. Dialog kan förstås ske på de bra seminarium och träffar som bland andra ordnas av UDD men också genom det lilla enkla. Ett telefonsamtal till golvläggaren för att säkerställa att golvmattan man efterfrågar fortfarande finns kvar, ett kort möte med en entreprenör för att reda ut vilka krav som kan vara lämpliga att ställa vid en bostadsrenovering eller ett mail till en representant för en bransch för att fånga upp eventuellt ytterligare uppgifter som kan vara av nytta. När arbetet väl rullar på kan ett platsbesök av upphandlaren också uppskattas.
Så till alla oavsett sida… hjälp till, var trevliga och ha förtroende för varandra.
Hälsningar /Marianne Hammarström, Byggföretagen